Archivo de la etiqueta: organización de gmail

Hacer copias de seguridad usando gmail I

Existen muchos mecanismos para hacer copias de seguridad (backups), como pendrives, cd-roms, dvds, almacenamiento en la nube (dropbox, google drive…), pero existe uno muy sencillo que podéis usar en cualquier momento para salvaguardar datos que queréis tener replicados (es decir, queréis tener alguna que otra copia de respaldo por si se pierde/estropea la original) y es usando vuestro correo electrónico.

Evidentemente, me estoy refiriendo a mail en la nube, esto es, gmail, hotmail, o cualquier otro que tengáis con un proveedor y que consultéis y almacenéis en la red. Si lo descargáis con pop3 no os va a servir. Yo voy dar unas ideas basándome en gmail, que es el que uso, pero podéis aplicarlo al que queráis (siempre que tengáis los datos de configuración del servidor de salida -smtp-).

En Gmail podéis crear “etiquetas”, que vendría ser algo parecido o que da un resultado similar a “carpetas”. En definitiva, no es más que una forma de clasificar vuestro correo. Si además usáis los filtros para que los mails vayan a las etiquetas correspondientes automáticamente, pues ya tenéis un sistema de correo más ordenadito y limpio, que es lo suyo (*).

Una forma obvia es enviar un mail desde vuestra cuenta a vuestra misma cuenta y guardar manualmente el mail en su etiqueta correspondiente. Si ponéis el filtro esto se hará automáticamente, moviendo el mail a una etiqueta llamada, por ejemplo, backup. Para poner el filtro, podéis hacerlo en función del asunto del mail, que podría contener la palabra “backup”. Así, “le estáis diciendo” que los mails con origen “mi propia dirección” y cuyo asunto contenga la palabra “backup” que los envíe directamente a la etiqueta “backup”. Yo lo tengo así. De hecho, como esa etiqueta la tengo “simplemente” para almacenamiento y no la consulto prácticamente nunca, la pongo al final de todas, ¿cómo? -fácil: nombrándola así “z__backup”.

A veces hay archivos e incluso los propios mails que recibimos que queremos tenerlos guardados en algún sitio por si algún día nos hicieran falta. Yo, en estos casos, no creo etiquetas para cada tipo de mail a guardar o para cada tipo de archivo, lo que uso es una etiqueta llamada “0__mi_papelera” en la que meto todos estos mails que puede que un día me puedan hacer falta, donde envío los archivos de copias de seguridad que no creo que necesite pero nunca se sabe…

La llamo “0__mi_papelera” para que aparezca la primera. Así, cuando recibo un mail que quiero enviar a dicha etiqueta, al pulsa en el botón “Mover” de gmail, me aparece la primera y es mucho más rápido.

Hasta aquí, lo que he dicho no tiene mucho misterio, simplemente son formas de sacarle un poco más de partido a gmail. En el siguiente artículo os cuento una forma muy cómoda de enviar archivos que queréis guardar como copia de seguridad.
(*) Yo creo “es lo suyo” pero está claro que es sólo mi opinión. Para mí lo es, porque prefiero tener la bandeja de entrada limpia y los mails almacenados en su lugar correspondiente una vez “procesados”. Esto no se aplica a la gente que prefiere tener 2430 emails en la bandeja de entrada (donde intentan convivir correos del banco, de la novia, etc., con otros cientos de mails de publicidad). Es lo bueno del correo electrónico: cada uno tiene una cuenta personal y hace con ella lo que quiere. Es como el que tiene el escritorio de su sistema operativo repleto de iconos en una pantalla de 24 pulgadas de alta definición (o sea, con una densidad de 5 iconos por centímetro ;-P). Estas cosas molan, supongo, porque es como jugar a “dónde está Wally” cada vez que tienes que buscar un documento o acceso directo. Supongo que eso mola (a veces soy un aburrido).